所谓标准化管理就是把成功的方法固定为标准进行推广实施，使企业管理由人为管理转化为制度管理。其目的就是要把企业和行业积累的经验和方法，通过整理提炼加以固化，使工作保持一致性，不会因为人员的变动而出现工作效率、成本及产品品质的差异，进而提升企业的管理水平。中铁二局自提出“一体两化”方针以来，各单位都积极发挥自身的主体地位，全面推行精细化、标准化管理。作为子公司工程项目部综合办公室的工作人员，现就工程项目部综合办公室的标准化建设提出以下几点认识。

一、人员的标准化建设

综合办公室作为工程项目部必不可少的职能部门之一，在项目部的日常工作中起着极其重要的作用，它关系到项目全体人员吃住行以及日常工作的正常开展。综合办公室在项目部的重要性就决定了综合办公室工作人员必须具备极强的工作能力和职业素养。

    （一）人员的配备

综合办公室工作内容繁杂，具体体现在公文处理、宣传报道、劳动人事管理、党群相关工作、后勤服务等，囊括了行政、党群、工会、人力资源等方面的工作量和工作任务。同时，作为服务部门，从领导干部、普通员工到作业队伍甚至农民工都是综合办公室的工作和服务对象，因此在处理综合办公室的日常工作和临时工作中需要有明确的分工，这就要求根据项目实际情况进行标准化的人员配备。

    1.综合办公室主任。作为独立的职能部门，主任是综合办公室不可或缺的岗位，有利于明确整个部门工作开展的方向，对日常事务进行管控把关。

    2.人事专员。随着施工企业的不断改革，工程项目部的管理方式也逐渐改变，劳务分包等形式的兴起，使得农民工的标准化管理成为综合办公室乃至项目部标准化建设的重点。人事专员应对项目部人力资源配置进行建议，努力做到资源的合理配置，还应与时俱进，加强对劳务协作队伍人员的管理。

    3.综合管理人员（文秘）。作为综合办公室标准化建设必不可少的岗位之一，综合管理人员（文秘）从事的是具体的日常工作，包括办文、办会、办事等一系列细小却又不可忽略的事情。

  （二）人员的要求

  综合办公室人员在工作中需要的是专业与经验的有机结合、理论与实际的融合，这就要每个岗位的工作人员都必须具备一定的职业素养。

  1.综合办公室主任。作为部门负责人，首先要具备的是领导能力，能对综合办公室事务有清晰地认识，具备对办公室人员的管理能力，同时要有较强的知识水平、过硬的作风素养和深厚的文字功底。

  2.人事专员。在了解和掌握人力资源管理理论知识的同时，能够将项目部的人事管理与上级单位人力资源部的规定和方针相结合，并根据项目实际适时提出人员调动建议，优化项目的人力资源配置。

  3.综合管理人员（文秘）。在处理具体事务的过程中要求综合管理人员必须具备一定的文字功底和沟通协调能力，在工作中要做到严谨细致、积累经验、不断学习、控制情绪，努力提升自我，完善自我。

二、管理制度标准化

标准化归根结底就是制度管理，而管理制度的标准化就是综合办公室标准化建设的本质。现阶段由于施工企业经营范围广，就公司而言就涵盖了铁路、公路、市政、水利等多领域，许多项目部在制定管理制度时杂乱无章，或者沿袭以前的管理制度，或者套用其他项目的管理制度，导致制度本身就存在诸多弊病，进而使得工作内容、任务和目标不明确。

对于现阶段正处在标准化建设探索的项目部，应该由上级单位统一制定管理制度。而像综合办公室这样特殊的部门涉及到公司办公室、人力资源、党群、工会等部门，就应该由多个部门共同制定适用于项目综合办公室的管理制度，并要求、督促各项目部遵照执行。例如项目部对职工的电脑补贴，公司曾出台相应的文件进行规定，但是在实际的执行中有的项目部按照公司文件执行，对初次定职或使用年限达到规定的职工进行一次性补贴，而有的项目部单独制定标准按月给职工发放电脑补贴。人员在项目间调动后，使得有些曾获得一次性补贴的员工也在领每月的补贴，而有些使用年限到期购买新电脑的职工却无法获得一次性补贴。

上述例子体现了制度在制定环节、实施环节、监督环节等方面出现的问题，从而使制度失去了它本应该发生的作用。没有规矩不成方圆，只有在更加完善标准化的管理制度的引导下，才能使综合办公室的工作，乃至整个工程项目部的工作有条不紊的进行。

三、工作的标准化

综合办公室处在项目部的关键地位，起着承上启下、协调内外、参谋服务的重要作用，其地位和作用也就决定了综合办公室工作内容的繁杂和琐碎。如何才能使办公室工作有序的开展是办公室工作人员面临的一个重要问题。办公室工作虽然千头万绪，但也有迹可循，简单从办文、办事、办会三个方面进行阐述。

（一）办文

 所谓办文，简单的说就是办理公文。主要包括两个方面：第一，公文起草；第二，公文处理。办文的核心是文字工作，主要是围绕文字、文件、文书所展开的工作，因此要做好办文工作，必须具备一定的文字功底，同时还应该注意以下几个方面要求。

1.要熟悉文体要求。办公室人员起草的材料主要有两大类型，一大类型就是我们常说的公文，即公务文书的简称，对公司下达的公文处理办法进行学习并掌握；二大类型就是为项目部和领导起草的一些正式公文以外的文稿，包括讲话稿、致辞等。

2.要深入研究工作。文字是一种语言符号，是实际工作的载体和工具，写作材料质量的高低，需要长期的生活和工作实践，积累深厚的文化知识，培养系统的写作技能，注重实际工作中研究的透彻度，从某种程度上说，实际工作研究的深度决定着写作材料质量的高度。

3.要体现领导意图。起草材料必须要充分表达领导的思想和主张，体现领导的风格和特点，反应领导的能力和水平。

4.要善于提炼观点。要写作高质量的材料，必须要观点明确、内容清晰、层次分明。观点是对某一事物的看法和态度，一篇能够吸引人的材料，必须要有明确新颖的观点。

（二）关于办事

所谓办事，简单说来就是处理日常事务。任何部门都有具体事务，也是职能部门发挥作用的重要体现，因此“办事”比“办文”具有更高的要求和更大的难度。办事具有一定的实践性和操作性，作为项目综合办公室的工作人员，必须要学会办事，而且要办好事，坚持做到不因事小而不为，要把办公室纷繁复杂的工作办得井井有条，从而提高办公室工作的效率和质量。

 （三）关于办会

 所谓办会，就是指项目部日常的各种会议。会议是指导工作的重要方式，也是大家交流思想和观点的一个重要途径。项目会议的类型繁多，包括生产例会、项目经理办公会、党政联席会、专题会、民主生活会、职工大会等等。不管怎样，一场会议的召开都离不开办公室工作人员对会议的精心策划、组织落实，必须定时定点做好一切会务工作。一次完整的办会程序主要包括以下三个方面。

 1.会前准备。会前准备的主要工作包括确定会议召开时间、确定参加会议人员、下发会议通知、准备会议资料、做好会务准备（会场布置、会议标语、茶水、会议签到表、投影、录音笔等）。

 2.会中服务。会中服务的主要工作包括组织好人员签到、分发好会议材料、作好会议记录、临时服务等。

 3.会后收尾。会后收尾的主要工作包括会场清理、回收会议资料、会务用品的整理、会议纪要的草拟、会议确定事项的督办等。

 四、办公设备的标准化

所谓办公设备，泛指与办公室相关的设备。办公设备对办公室的工作起着辅助作用。办公设备的有效运用，有利于提高办公室工作的效率，同时也是办公室工作朝着自动化和科学化的方向发展。办公设备的标准化主要体现在设备的配备和设备的使用两个方面。

（一）设备的配备。办公设备主要指用于办公室处理文件的设备，用它以辅助办公室的日常工作，综合办公室常用的办公设备主要包括：笔记本计算机、传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、电话机、扫描仪、装订机等等，项目部综合办公室的运行以及各种工作的开展都离不开这些现代办公设备有力的辅助。

（二）设备的使用。办公设备属于公共资源，作为办公室的工作人员，应该懂得按照正确的方法使用，定期维护以及妥善保管，让这些办公设备成为日常工作的帮手。

五、综合办公室管理的标准化

所谓办公室管理，就是指通过对办公室的各个方面进行有效管理，使其相互配合、互相协调，共同推进办公室工作的顺利开展，更好的发挥综合办公室在整个项目部的枢纽作用。综合办公室管理的内容主要包括对人、事、物三个方面的管理。

（一）对人的管理。综合办公室的工作人员是办公室的主体和灵魂，是一切办公事务的组织者和执行者，因此，对办公室人员的有效管理是综合办公室管理的核心。如何实现人员的有效管理呢？最有效的方法是要靠制度，用制度管人，因此就必须建立合理的、有效的、规范的办公人员管理制度。例如，办公人员必须要按时上下班，不迟到早退；着装整洁，树立良好的个人形象；上班时间内不得做与工作无关的事；注意个人卫生，保持室内干净整洁；对待工作一丝不苟，态度积极，热情上进等等。

（二）对事的管理。管事也就是对项目部日常事务的管理，项目部的日常事务是繁多的，因此办公室的工作量也是非常繁重的，但是尽管如此，也不能眉毛胡子一把抓，必须要做到思路清晰、有主有辅，这就需要运用科学的方法加强对日常办公事务的管理。

（三）对物的管理。对物的管理主要是指对办公会实物的管理，一般包括办公设施设备、办公用品、文件资料、财务资金的管理。对这些办公物品的管理必须要做到仔细认真、井然有序、不出差错，通过有效的管理从而发挥它们最大的作用，为综合办公室的工作助上一臂之力。

结语：工程项目部综合办公室的标准化建设虽然还处于探索阶段，但是标准化建设前提是要上级单位有一个标准做为各个下级单位执行的标杆。因此，包括综合部在内的项目部各部门的标准化建设还需要公司、股份公司真真正正从实际出发，制定适合各类、各个工程项目的共同标准，规范执行，从而达到标准化建设、标准化管理。