摘  要：在2014年工作会上，集团公司创新提出“一体两化”的工作思路，旨在不断增强子公司的主体责任，进一步加强各项工作的精细化和标准化管理，实现企业管理能力的全面提升，人员素质的整体强化，从中寻求企业收益的新突破。基层项目部作为企业生产经营的主体单位，肩负着企业发展的经济命脉，是全面贯彻落实“一体两化”工作思路的基石。基层项目部分“七部两室”，办公室作为项目的中枢神经，其工作的精细化程度直接影响着项目的健康发展，企业的对外形象。本文将从精细化管理的定位、存在的问题和应对措施三个方面来简要阐述当下基层项目部办公室工作应达到的标准及要求，以期做好办公室管理工作，提高项目经济效益，促进企业和谐发展。

关键词：办公室、精细化管理、工作

    一、精细化管理的定位

   （一）精细化管理的含义

精细化管理是发源于欧美等经济发达国家的一种管理理念,它主张将被管理对象逐一分解，使每一项任务都有专人负责，每一项责任都能得到贯彻落实；同时，它追求资源的最优化配置和最大程度的降低管理成本，以实现效益的最大化。

   （二）精细化管理的要求

1.责任是根本。精细化管理强调落实主体责任，增强工作的责任心。落实到办公室具体工作上，就是把工作任务分解并明确地落实到每个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成工作任务。

    2.态度是保证。俗话说“细节决定成败”，精细化管理实际上是一种态度，一种品质。它要求每位办公室员工在日常工作中，勤思考、多练习、常提高，从身边做起、从小事做起，把大家看似简单、看似平常的事情做实做好。

3.效益是目的。精细化管理的目的是以最低的成本获取最大的经济效益，它要求管理者的每一个步骤都要精心、每一个环节都要细心，力争我们做的每一项工作都是精品。具体到项目办公室工作中，就是要控制成本，开源节流，开拓创新，实现效益增收。

二、目前项目办公室管理存在的问题和不足

1.观念落后。一些项目办公室工作人员还局限在传统的管理模式中，认为办公室的任务就是完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转，不思进取和创新，严重制约了工作的开展。

2.制度欠缺。随着市场的变化，技术的创新，问题的增多，办公室原有的规章制度还不够完善，其科学性、系统性和针对性有待提升；同时，新的适合当下办公室运作的规章制度还未建立，这在一定程度上制约了办公室职能的有效发挥。

3.岗责混乱。一些办公室的岗责体系还需要进一步健全，分工还不够明确，考核体系还不够完善，责任不落实的情况还在一定范围内存在，这在很大程度上降低了办事效率。

4.素质不高。在项目办公室中，很多工作人员学历偏低，技术不精，年龄过大，习惯于老套的工作模式和落后的工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与精细化管理的要求存在很大差距。

三、做好项目办公室精细化管理工作的应对措施

办公室的日常工作可分为办文、办会、办事三个板块，要实现管理的精细化，需要分门别类地采取针对性措施。

   （一）精细化管理是做好办公室“文字工作”的首要前提。

    公文是政府、企事业单位贯彻党和国家的方针政策，传达上级决策，指导部署工作，确保政令畅通的重要手段和工具。因此，公文的制发具有极强的规范性和严肃性，一旦发出就需要承担相应的法律责任。要做好办公室公文工作，精细化管理可谓最佳方法。

1.公文写作与语言上的精细化。

办公室要制定出有理有据、科学无误、执行力强的公文，需在三个“必须”上狠下功夫。

第一：必须要熟悉公文的种类、格式和行文规则。作为办公室专职文员，需经过专业培训后方可上岗；在草拟公文前，要对公文的种类、格式和行文规则勤加练习，并烂熟于胸；若出现变更时，要及时加以改进；公文制订后，要上报办公室主任和上级领导审核，批准通过后，方可发出。

第二：必须要站在全局的角度看问题。办公室在拟定公文前，一定要站在全局的角度看问题，目的要明确，行文有根据，内容要合法，意见要符合领导意图和职工心声。同时，公文制定后要经得起实践的反复检验。

第三：必须要注意行文艺术。我们在撰写公文时，文字表达要力争准确、鲜明、简练、得体，这是最基本的语言艺术。如写请示时就尽量要用一些尊重、谦虚的语言，因为这是给上级看的，是请求解决问题的；而写公函时，由于函的双方是平等的地位，因此要用商量、不亢不卑的语言；写通知时，由于是上级对下级，就应该选用一些威严的词语......正确的观点，严密的逻辑，清楚的条理，得体的语言艺术，才能最大限度的发挥公文的效力。

2.公文管理上的精细化

第一：把好“制度关”。办公室所发的任何文件都具有法律效力，所以要把好“制度关”，形成一套系统严密、合理合法的公文管理制度。其规则包括：所发文件要符合公文的种类、格式和行文要求；内容要符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规；宗旨要符合上级主管部门和公司的制度规定；目的要有利于加强企业管理、规范生产经营、促进效益增长。同时，要对制度随时更新和改进，确保制度的时效性和权威性。

第二：看好“出口关”。办公室作为公文的制发部门，必须看好“出口关”。对可发可不发的文件尽量不发；对一文能说明的事情决不发两份文；对可联合下发的公文绝不分发；对能通过电子收发的公文，不要再书面发；对涉及企业重要机密的文件，要做好保密处理工作。

第三：守好“入口关”。办公室作为第一信息接收机构，每天都会收到大量外来文件。办公室需先对来件进行登记；然后报送领导批示并及时传达到相关部门；最后需定期对来见整理归档，并装订成册，妥善保管。

（二）精细化管理是做好办公室“会务工作”的坚实基础

   办会是办公室的第二项职责，是项目领导加强项目管理的有效途径，项目通过会议通报情况，交流信息，探讨问题，总结工作，部署任务，推动各项工作的顺利开展。要开好一次会议，精细化管理就派上了用场。

第一：会前的周密部署。在开会前，需要做好三方面的准备工作。首先要起草并下发会议通知，通知要有明确的会议主题和名称、召开时间、地点及参会人员。然后要准备好会议材料，会议材料要对议程做详细安排，力求环环相扣，万无一失。最后要召开会务工作协调会，落实分工，明确责任，包括会场布置、车辆安排、吃住安排、音响安排、桌牌及材料发放，横幅标语、会议记录及会后的宣传报道，必须落实到人、责任到人。
　　第二：会中的有序安排。周密的筹划和充分的准备，预示着会议成功了一半，但计划赶不上变化，所以要树立随机应变、快速应对的思想。如：天气不好，突然下大雨，室外活动尤其是合影留念等不能如期举行；参会人员增减，住房安排需要调整；正在召开会议，上级领导突然到项目检查工作，主席台就要重新安排；会议开到一半，某人突发疾病需送往医院等，都要有预案，灵活处理，切不可手忙脚乱，确保会议顺利召开。

第三：会后的完善工作。会后工作是保证会议达到预期目的的重要环节。一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，还要有高质量的会后工作，三者缺一不可。会后工作主要内容有：组织代表离会，打扫会场卫生，整理会议录音、起草会议纪要、编写新闻报道，抓好问题落实，以确保每次会议开时成功，开后见效。

   （三）精细化管理是做好办公室“事务工作”的必备条件
    办公用品及后勤物资管理，日常事务管理是办公室“事务工作”的两个方面，约占去办公室所有工作安排的一半以上。如何打好这半壁“江山”，事关项目稳定和发展大局，地位举足轻重。

   （1）办公用品及后勤物资的精细化管理

1.办公用品及后勤物资的购买

办公室在购置办公用品及后勤物资时，需要遵循三个流程。在购买前，需要提供书面报告，待领导签字同意后方可购买。在购买中，办公室人员需详细调查市场，问清物品的单价和质量，择优购买，合理不超支。在购买后，需向店方索要收据和发票，方便建立购买台账。

2.办公用品及后勤物资的入库登记

办公室管理人员，需根据物品所属类别，对购置物品及时进行入库登记，详细注明商品的名称、数量、规格、单价、入库时间等，做到账物相符。同时需将物品分门别类的放在指定位置，妥善保管。

3.办公用品及后勤物资的出库登记

办公室需指派专人负责办公用品及后勤物资的发放工作，并做好填表记录；各部门因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。同时，任何人未经允许不得进入物品管理室，严禁私自挪用和偷盗现象的发生，并对那些恶意损坏、浪费办公用品的行为加以惩处。

4.办公用品及后勤物资的账面管理

办公室必须建立物品出入库登记台账，对账面每周一小查、每月一大查、每年一次全面盘点，做到“日清月结，出入库等量”，严禁亏损现象的发生。

   （2）日常事务管理   

1.印章管理

    印章是企业身份和权力的证明，加盖印章的文件具有法律效力，同时意味着企业对文件的内容承担责任。企业印章如被他人盗用或冒用，很可能给企业带来不必要的纠纷和重大损失。因此，办公室需指派专人负责印章管理工作，若管理人员不在时，需指定他人代管，双方应做好交接手续，并建立印章使用登记簿。印章原则上不得对外使用和带出使用，特殊情况，需经分管领导签字同意后，方可带出使用并派专人负责保护印章。同时，办公室人员对其他部门需要盖章的文件，必须严格审定内容，方可加盖公章，严禁私自盖章和胡乱盖章现象的发生，一经发现严厉惩处。

    2.车辆及出行管理

车辆管理。办公室对车辆的管理包括车子本身和驾驶员两个方面。在车子管理方面，办公室需对所有车辆进行信息登记，内容包括购置和入户、年检资料、保险及本年度的修理、换件、耗油、交通事故、费用和行驶里程等。在驾驶员管理方面，所有驾驶员必须听从办公室的统一指挥，严禁酒后驾车，未经允许不得将车辆交给他人驾驶，不私自出车，不开赌气车、不开故障隐患车；同时，驾驶员须做好车辆的维护和保养工作，时刻保持车容清洁和车况良好。

‚出行管理。项目部所有出行人员需向领导提交请假条，说明请假原因，办公室人力专员要对人员离开时间和回归时间如实登记，对私自外出和久假不归现象要及时禀报，屡教不改者，应严肃处理。

3.食堂及日常接待管理

食堂管理。为了让员工吃得安心，吃得满意，办公室需从食堂卫生、炊事员管理、账面管理和职工就餐四个方面加强精细化管理，才能取得所求效果。在食堂卫生管理上，办公室需首先办理卫生许可证、餐饮人员健康证等相关证件；然后成立职工食堂检查小组，检查组每日要对厨房、餐厅、餐具、食品的保质期和新鲜度等进行细致检查，并做好卫生防疫工作，以确保洁净卫生。在炊事员管理上，办公室要确保炊事员身体健康，定期组织炊事员进行健康体检，并督促其养成良好的个人卫生和工作习惯。在账面管理上，办公室人员要建立明晰的食堂帐目，已经借支的食堂备用金要及时冲账，严禁亏损现象发生。在职工就餐管理上，职工要在规定的时间内就餐，不允许提前或延长就餐时间，对铺张浪费现象要严厉制止。

‚接待管理。接待管理是办公室行政事务的重要组成部分，为使接待工作既规范有序、维护项目和公司的良好形象，又最大限度节约成本，需要做到以下三个方面。一是办公室人员要服装得体，言语礼貌，热情大方，给被接待者以良好的印象。二是办公室人员需问清来者意图，引领其见所需见的人，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。三是各部门因业务往来需要招待用餐的，需填写《食堂招待餐审批表》后交办公室，由办公室通知食堂安排。同时，经理部的招待用餐原则上一律在食堂招待，如经理部食堂较忙或确需在外招待，需经办公室报请领导同意后办理，过程中严格控制接待所用烟酒，并做好登记台账。

4.驻地安全管理

做好驻地安全管理工作，是办公室又一项重要职责。办公室需同安质部一起组成安全管理工作组，随时对项目部驻地、食堂、员工宿舍、工区开展安全大检查，禁止堆放易燃易爆物品，禁止不文明用水、用火、用电，备好消防设备并保持消防通道畅通，做到发现问题、及时整改。同时，办公室要配合项目安质部积极开展安全教育培训和消防演练，增强员工安全意识和自我保护意识。

   5.处理矛盾和突发事件。办公室除了做好上传下达和服务内外的工作外，还有一项重要的职责就是处理矛盾和突发事件。在处理内部矛盾时，办公室要本着“公平、公开、公正”的原则，积极协调各部门之间的矛盾，争做大家的“贴心人”，实现项目和谐；在处理外部矛盾时，办公室要有理有据，不卑不亢，应对得体，全力维护项目的名誉和利益；在处理突发事件时，办公室要精心组织，科学规划，临危不乱，最快最好的解决问题。

   6.文化宣传及信息管理。办公室是项目部文化宣传的广播，信息发布的窗口，要做好这两方面的工作就需要精细化管理。在文化宣传方面，办公室应该成立宣传报道工作小组，积极向各种新闻媒体报道施工进度、技术创新、在生产过程中涌现的先进组织和个人，弘扬项目优秀文化。在信息发布上面，办公室要积极传达国家重大方针政策、上级有关部门重要的通知文件精神等，确保项目部信息通畅；同时，对涉及项目部安全和利益的信息，需做好保密工作。

    7.其他事务。办公室需协助其他部门开展工作，并完成领导交代的临时任务。

四、结束语

精细化管理是提升项目办公室工作执行力的有效途径，是控制成本、实现项目效益增收的最佳方式。项目办公室要实行精细化管理是一个长期坚持、不断更新的过程，要由浅入深、由点到面、逐步推进，慢慢渗透到项目日常管理的每一个环节中，进而演化为一种强大的推动力，实现企业发展壮大。