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关于如何提升基层项目部综合办公室工作效率的的看法

时间:2019年12月11日   |   来源:中铁二局第二工程有限公司   |   作者:刘俊



关于如何提升基层项目部综合办公室工作效率的的看法


摘要:随着企业趋于现代化管理和信息化管理,企业发展也对基层项目部综合办公室的要求不断提高,本文主要探讨基层项目部综合办公室的发展策略,首先分析了综合办公室的职能特点,提出了现阶段存在的问题,然后根据问题得出了现阶段需要改进和提高的方面,相信对于综合办公室管理工作的水平和效率提升有一定的借鉴意义。 

关键词:基层项目部;综合办公室;职能;问题;策略 

一、绪论

随着市场经济的发展,企业趋于现代化管理和信息化管理,对基层项目部综合办公室的能力要求不断提高。如今,基层项目部综合办公室作为一个综合性、服务性的办事部门,关系到项目部整体效益的改善和提升。在当前基层项目的运行机制中,项目部综合办公室在沟通、管理、协调等方面发挥着难以替代的重要作用,如何有效提升基层项目部综合办公室整体的工作效率是本文研究的主要课题。本文从当前基层综合办公室具体工作职能出发,探讨今后的工作效率提升实施策略,具有一定的理论及现实意义。

二、综合办公室主要职能

在深入探讨如何提升基层项目部综合办公室整体的工作效率前,我们要清楚的了解基层综合办公室的主要职能,综合办公室作为项目部的综合工作协调部门,主要负责内外联络、上传下达,同时由于作为项目部与上级单位之间的信息枢纽,熟悉上级单位下达的各项通知、政策等,因此也成为项目部制定决策时的重要参谋之一,更是决策实施的得力助手。综合办公室沟通联络的对象主要包括:有业务联系的上级单位、地方政府和群众、设计监理单位、施工单位以及建立工程单位,对内主要是项目部各级管理层和各部门员工。针对各方的关系协调管理工作是一项复杂性、不确定性的工作,主要目的是为了保障整个工程项目的顺利推进,核心任务是落实协调好各方关系,为整个项目工程建设工作的开展服务。 
  在整个基层项目部工作开展的过程当中,综合办公室发挥着非常重要的职能,可以说是起着重要枢纽的作用,具体可分为以下几个方面。

1.参谋职能。所谓的参谋职能,简单来讲,就是为各级领导决策提供必要的、有效的信息服务、基层项目部综合办公室的人员,需要及时准确地结合领导的思想,为基层领导相关决策提供必要的信息参考,帮助领导运用科学决策的方法制定策略。

2.办公职能。在综合办公室的日常业务中,办公职能是其基本、最核心的职能,这一职能主要体现在项目政策及文件的组织传达,会议的组织以及督办基层领导工作安排等等。办公职能具有强烈的行政辅助色彩,综合办公室的人员需要时刻发挥出领导行政事务的辅助角色,或者说是助手。

3.协调职能。在业务开展过程中,无论对于施工方还是对于项目部其他职能部门都需要借助综合办公室来进行沟通协调,通过理清内部外部的关系从而辅助整个基层项目有机运行,在这个过程中,综合办公室人员需要处理好项目部各个职能部门之间的关系,协调好领导班子之间的关系,做到上传与下达、做到关系处理和谐统一。

4.服务职能。基层项目部综合办公室从本质来看,是一个服务性质的部门,所以在其日常工作中,提升部门服务意识、树立良好的部门服务形象显得尤为重要。在日常工作开展中,综合办公室需要时刻注重细节,提高部门服务效能。

三、存在问题 

1.日常工作覆盖面广、指向性差。

对于综合办公室来说,其日常工作包括上传与下达、协调沟通各方各部、内外层面联络,工作内容十分繁杂,具体说来,对内主要包括日杂事务管理、人事管理、后勤保障,对外要具体负责各项活动策划、对外进行宣传报道等。从项目筹备乃至项目收尾的全过程,综合办公室管理的事务过多,内容过杂,因此要想准确落实每项事务难度极大。 
  2.人员编制不够。

相对于其他职能部门的工作,综合办公室的工作专业性较弱,综合办公室工作并不得到重视,外部认为综合办公室的工作任务只是负责管理后勤事务和沟通各个层面,专业性不高,因此人员编制较少,可实际上,由于综合办公室人员的工作内容覆盖面极广,涉及党、政、纪、工、团、后勤等多方面的日常管理事务,服务对象众多,因此相对于基层项目部其他部门人员而言,综合办公室工作人员的工作量繁杂。 
  3.部门工作业绩不明显。

基层项目部内的其他部门工作范围明确,比如财务部、安环部等部门都有着明确的工作内容和量化的工作要求,方便进行业绩考评;而综合办公室人员的工作面宽泛,大部分都是协调工作,不可量化,而且偶发性大。所以尽管有时综合办公室人员时长忙碌,也难以得到领导认可,在业绩评比中也难以体现,导致为完成协调工作工作所耗费的精力和时间,都无法获得职业认同和业绩奖励。日积月累下来,自然挫伤了综合办公室人员的积极性。

4.部门制度有待完善。

基层项目部综合办公室管理是一个科学的、动态的过程,需要基于比较完善制度体系之上。当前,一些基层项目部综合办公室的相关管理制度制定及落实还存在着很多不足。例如,关于日常办公事项中,相关的文件整理及保密制度的制定和落实等。制度层面的不足不仅直接影响着综合办公室职能的发挥,在一定程度上,也对整个项目管理工作的推进产生了一定的负面影响。

四、管理策略

1.明确部门内部分工。

基层项目部综合办公室日常工作涉及着项目运营的各个方面,如果缺乏明确的内部分工,就会在日常的工作开展中容易出现“眉毛胡子一把抓”的尴尬现象,这不仅直接影响着综合办公室工作效率水平的提高,也会不利对基层项目整体的科学运营。因此,为了更好地提升管理工作效率,应该明确部门内部人员的分工,充分发挥成员的优势,形成优势互补,全面提升综合办公室的工作效率。

2.明确工作标准。

在今后的综合办公室管理工作开展过程中,应该按照现代管理理念不断地更新同步管理标准,例如,当前在整个基层综合办公室管理体系中,得到普遍认同的是办公室五S标准。在综合办公室日常管理工作中,要从办公室卫生环境精神面貌等方面来进行具体的标准执行。其中主要包含整理、整顿、清扫、清洁、素养等方面,具体如下表。

4-1 基层办公室管理的五S标准

3.贯彻落实信息工作 。

在辅助领导层进行决策的过程中,综合办公室扮演了重要的角色。首先,综合办公室运用其对外协调的优势,搜集整理项目部内外的各种有效信息,及时做到下情上达,对项目部领导制定决策内容和战略方向起到重要的辅助作用;其次,综合办公室相当于领导层的参谋,在制定具有战略性、全局性的决策时,需要综合办公室的积极配合,这就对综合办公室人员提出了新的要求,综合办公室人员要不断增强全局观的把控,事先准备好出多个具有可行性的方案以供项目领导层参考和决策。因此,在日常工作中,综合办公室人员主要需要注重以下几方面:①跟得紧,时刻谨记信息调研和信息收集,并做好系统整理备案;②抓得住,要准确领会领导层决策的意图;③用得上,制定的方案要兼备多样性、全面性、可行性,收集的信息要有效,才能避免让领导层在决策过程中做无用功。 

4.牢抓督办协调。 
  综合办公室的日常工作主要是负责项目部的内外协调工作,在日益复杂的社会形势下,协调工作无疑显得更加重要,具体说来,协调工作分为以下四个方面:①对上协调。要在工作中做到不推诿、不越界、不盲目服从、不奉承,对于向上级汇报情况,要做到反映如实准确;②对下协调。对象为项目部上下所有人员。首先,围绕项目生产是对下协调工作开展的根本核心,克服各种重点难点主动协调上下来推动整个项目运行;其次,采取什么样的工作态度决定了综合办公室协调工作的好坏,要做到发言不施令,协调不指挥,持续提高员工积极性;③对内加强协调。这有助于项目部内部职能部门之间的工作对接。此外,综合办公室就是项目部工作开展的润滑剂,遇事要注意多与其他部门负责人沟通,做到沟通及时有效,减少资源损失,提高项目部整体效益。 
  5.牢抓党群工作。 
  综合办公室作为项目党群工作的主管部门,不仅要处理党群事务,还要协调党群关系,管理模式主要以统筹协调、调动为主。党群工作主要是针对项目部基层人员,首先是工作开展方法,在处理党群日常事务时,要时刻加强思想教育工作,留心观察各个员工的思想动态,一些带有倾向性、苗头性问题要做到早发现、早调查、早疏通,并及时与项目党委负责人沟通,及早解决问题;其次是注意党群工作方式方法,协调是为了提高员工的企业亲切感、自身荣誉感、工作成就感以及企业归属感。这不仅是为了解决问题,而且还需要长期的思想政治工作和情感上的联络。那么持有心怀平等、坦诚相见的积极态度就显得尤为重要。 
  6.狠抓安全保障工作。 
  项目部的安全、环境保护状况也是综合办公室份内事务。对此,首先要建立健全制度,做好项目环境保护、消防安全等责任划分,落实问责流程。定期与不定期检查,将安全隐患降到最低,及时与安环部沟通协调,并敦促相关人员整改,后期还需要全程跟踪整改过程,直至排除隐患。 

7.建立综合办公室工作效率改进长效机制。

随着今后企业项目部的不断发展,趋于完善,其对综合办公室的运行效率也将提出更高的要求,为了更好地适应企业乃至社会的发展,综合办公室工作管理方面需要进行系统的改进和提升。一方面,在制度层面,根据实际情况完善制度并敦促落实,严格按照企业管理制度落实具体措施;另一方面,对于在日常工作过程中发现的突出问题,要及时进行解决处理,杜绝不良后果产生。 

五、管理启示
  综合办公室工作虽然繁杂,被很多人认为专业性不强,但综合办公室是参与决策制定、执行,负责上传下达、部门协调、内外联络的多业务综合的部门,其工作质量会对项目部的运转起到重要作用。随着今后企业项目部不断发展和完善,其对综合办公室管理人员也将提出更高的要求。为了更好地满足企业的人才发展需要,综合办公室需要在工作效率和管理效率方面进行系统的改进和提升,只有这样,才能为基层项目的良性发展提供强有力的支持。本文首先对基层项目部综合办公室的四项职能进行了具体分析,指出在日常的工作开展中,综合办公室需要发挥出参谋职能、办公职能、协调职能、服务职能;其次,就综合办公室存在的管理问题进行了浅述;然后;通过问题分析,得出管理对策,只有不断完善综合办公室制度,促进办公室工作人员素养的提升,如转变工作思维、转变工作态度、调整工作方法、扎实做好本职工作等,才能平稳且高效地推进日常工作。

最后,在此希望,本文的浅述能够为今后提升基层项目部综合办公室管理工作效率起到一定的理论意义和现实意义。


参考文献

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