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浅析如何做好施工企业综合办公室工作

时间:2019年12月11日   |   来源:中铁二局第二工程有限公司   |   作者:邓力文



浅析如何做好施工企业综合办公室工作


摘 要:在当今中国基建由发展走向繁荣的大环境中,每一个施工企业都面临着新的机遇和挑战。施工企业的健康发展取决于下属各项目的良性运转,而一个项目能否良性运转需要政策性的宏观调控,也需要各个“齿轮”间精密高效的运作。而综合办公室是一个项目的“润滑剂”服务于企业内部,承上启下是各部门紧密联系的中心枢纽;同时也代表着企业外部形象,是企业对外文化、价值输出的重要部门。综合办公室日常工作除了企业内部上传下达,文件登记、归档工作、农民工管理、办公物资采购、企业形象宣传外,还需要与外部各方面做好沟通、协调,处理应对各种紧急特殊情况,有效保障项目日常施工生产正常开展。本文主要论述如何做好施工企业综合办公室日常工作为项目生产经营、日常运转保驾护航。

关键词:施工企业;综合办公室;策略 


  综合办公室是项目日常管理工作运转的核心与保障,通过管理和中转各项业务、沟通联系各部门、有效传达上级机构相关文件、指示、有效为上级机构提供本项目相关信息,以此保证项目的正常运转。在实际的工作中,项目综合办公室需要对项目后勤管理与供应、协调组织、劳务班组及农民工动态管理、人员的接待与服务等工作进行安排处理。项目综合办公室的办事效率直接影响项目整体运转效率。因此,综合办在做好本职工作的同时还需多方面提升综合素质,特别是沟通协调能力、应急处理能力,使工作在各种环境下能顺利开展。
  1.综合办公室的职能性质
  综合办公室对于项目来说是处理各种事务的中转站。将综合办公室的职能细化,它主要有以下几个方面的特点。
  1.1 职能上的辅助性
  综合办公室与其直属领导机关的从属性决定了其自身的辅助性,综合办公室业务人员的主要职责就是为项目施工生产、人事管理、后勤保障做好服务工作,在项目与上级机构、项目各部门间有效地起到联络桥梁的作用。

1.2 工作内容上的综合性
  综合办公室具有业务综合性,具体表现在参与项目管理建设各项规章制度的制定发布与日常具体事务的运行与监督。综合办公室参与政务性工作、事务性工作、服务性工作,主要涉及文书工作,信息记录、会议记录工作,保密性工作、劳务协作队伍管理以及其他事务的安排规划。
  1.3 地位上的中枢性
  综合办公室最大的特点之一就是与上级机关,部署各部门,以及劳务协作队伍间联系协调紧密,不但是上级和本级信息传达和工作安排的纽带,也是各部门联系和配合的枢纽,同时将一些工作的安排部署行文落实执行。综合办公室需要起到一个承上启下的作用。
  2.目前综合办公室面临的问题
  2.1 工作休息时间无清晰的分界点
  综合办公室是一个综合性极强的部门,它是项目内部顺畅运行的保证,起到承上启下的作用,是各部门之间沟通交流的一个关键性枢纽。正因这一特殊性,使得办公室人员日常工作开展的过程中,常常因为对内对外繁杂的事物导致整个部门乱成一团,工作和休息时间相对较为混乱,无法合理的找到一个平衡的支点,长此以往使得部门整体较为疲惫,工作开展相对被动,工作效率有所下降。
  2.2 业务繁多,职能划分模糊 

综合办公室的职能相对其他部门划分没有那么清晰,业务涵盖面广泛,几乎与每个部门都有业务关联,显著的特点就是综合性、服务性、广泛性强,繁琐的工作内容和突发性的事件也给综合办公室的职能履行带来了挑战,业务工作的处理过程中,导致综合办公室的职能与其他部门的职能产生冲突,做好沟通协调工作首当其冲,从大局出发,积极维护企业、项目的集体利益,保持原则性的情况下需要适当做出让步,在各种情况下使得项目能良好的运转,达到效益最大化是关键。  

2.3 无法有效地对劳务协作队伍进行动态管理

劳务协作队伍作为项目施工生产的重要力量,健全、合理的劳务协作队伍动态管理是综合办公室日常工作极为重要的一环,也是项目人力资源管理的一大核心。而实际情况是,存在较大一部分项目由于劳务协作队伍数量多,人员流动性大等问题造成管理相对困难,从而导致办公室无法有效地对劳务协作队伍动态管理,影响农民工工资核算发放。  

3.做好施工企业综合办公室工作的策略
  3.1 转变思维,开拓新思路
  思维方式决定行为方法,在新时代的大背景下,施工企业在产业结构和管理模式上发生了巨大的转变,综合办公室更应顺应时代的潮流,积极转变工作模式和传统思维,积极学习先进的理念,采用科学的管理方式,有效分配部门各职员任务,适时地采取激励机制,合理安排时间找到工作、休息的平衡点,增强部门凝聚力、向心力,有效促进综合办整体办事效率。
  3.2 提高业务能力,掌握工作方法
  综合办公室每天面临繁多复杂的工作,如何高效、有条不紊的处理日常工作是基本工,因此必须不断加强自身的业务处理能力,业务知识熟练,打好硬实力的基础是关键。过程中不断总结经验教训,掌握规律,思路清晰,抓住工作重点,制度出一套科学高效的工作机制,提高工作效率以适应新形势对综合办公室处理事情的要求。
  3.3 提高管理能力和协调能力
  综合办公室作为一个枢纽、中转部门,它的职能范围十分广泛,要处理好来自不同部门的各种事务,需要相关业务人员不断提高自身的业务管理能力和协调能力。所以综合办公室业务人员要积极学习有效的企业管理理论,不断提高管理水平,同时加强与其他部门的交流协作,及时掌握农民工的思想动态,对于苗头性、倾向性维稳隐患要及时沟通、协调、解决,妥善处理综合维稳问题。

3.4 重视宣传工作加强企业形象对外输出

宣传工作是企业形象对外输出的重要手段,也是办公室一项重要工作,办公室相关人员应重视宣传工作加强企业形象对外输出,致力于企业品牌打造,助力企业健康发展。
  4.结语
  施工企业综合办公室工作基础繁杂但关键重要,在新时代的大背景下,将对办公室相关人员综合素质要求更为严格,为了更好地发挥综合办公室作用,需要从思想认识,管理模式等方面进行创新性探索,不断提高业务人员的业务能力、服务大局意识、吃苦耐劳意识、挑战创新意识、综合素质修养,来迎接新的机遇和新的挑战,为企业发展做出应有的贡献。


5.参考文献
  [1]易倩.浅析如何做好施工企业办公室工作[J].现代经济信息,2017(09):122.
  [2]程燕.施工企业如何加强项目办公室工作[J].企业改革与管理,2017(17):42+45.
  [3]张炎.企业综合办公室应加强的五种能力建设[J].企业改革与管理,2016(08):95.
  [4]姚伟玲.浅谈如何做好国有建筑施工企业办公室工作——以XX国有建筑施工企业办公室工作为例[J].企业文化,2017,(1):168




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