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浅谈如何做好基层办公室工作

时间:2019年12月11日   |   来源:中铁二局第二工程有限公司   |   作者:蔡泽华



浅谈如何做好基层办公室工作


【摘要】  工程项目的工作性质和工作环境决定了基层办公室工作的复杂和繁琐。本文将以叙述为手段,浅谈我在贵南项目见习一年的生活与感悟,以及对于如何做好基层办公室工作的一些见解。

【关键词】  生活与感悟  办公室工作


在刚到综合办公室的时候,我的内心特别的忐忑与不安,陌生的同事,陌生的工作环境,不一样的处事方式,在此之前我从未接触过综合办公室的相关工作,也不知道综合办公室具体要做些什么,一时觉得自己很难适应这个环境,走进这个圈子,所以工作和生活都陷入了被动,整个人就感觉处在模糊之中,我开始怀疑自己的能力,怕自己不能胜任这份工作。都说万事开头难,我深刻的体会到这句话的意思,只有从头开始学习,从了解综合办公室的部门职责开始,再逐一了解综合办公室内各个职位人员的职责,具体的业务范围。虽然在最开始的一周左右,我还是有些不知所措,找不到方向,但是后来书记和办公室姐姐热心的帮助我,他们把自己工作中的经验和生活中的一些感悟分享给我,导正了我工作的方向,把我拖出了思想的困境,我终于慢慢的找到了自己定位,开始在自己的工作岗位上发挥出自己力所能及的作用。我感觉能和这样的一群人生活在一起,是一种幸运,所以我很珍惜。

我所在的综合办公室,主要的部门职责是及时与有关领导及各部门协调,发挥参谋助手作用;负责项目部重要文件、资料的起草、审核工作;负责项目部印章管理工作;负责综合性和领导层会议的组织、记录和会议议定事项的催办和落实工作;协助项目经理督促、检查项目部的决定、命令、工作落实情况,做好各单位的协调工作;建立完善项目部的绩效管理体系,包括单位对部门的绩效管理、单位对员工的绩效管理;负责项目形象策划、设计和实施,负责对外宣传;负责项目文化建设,包括阶段主题文化活动的策划与宣传,文体等活动的组织与监督落实;负责公共关系建立与维护以及对外关系协调。负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访,负责与新闻媒体的接触,负责组织并协调项目部的公关危机处理;负责项目部办公用品的采购、发放和管理,负责办公、生活所需固定资产的采购与管理工作;负责安全保卫、保密和综合档案管理工作;负责项目部所有培训的组织管理工作;负责临时用地合同,租车、租房合同等其他类合同的管理;负责管服人员工资、办公费、招待费管理;负责项目部的公务用车、宿舍、食堂及司厨人员等后勤服务管理工作;组织和安排党务、工会、纪委、团委相关工作;配合做好项目收尾工作。

对于工作的感悟

能够在综合办公室工作我感到很庆幸,我是一个喜欢人际交往的人,我喜欢为他人服务,看到别人因为我的服务而露出笑脸时,我由衷的感到开心。综合办公室就是为项目部的员工以及其他人员服务的部门,在综合办公室工作能实现我的人生目标,体现出我的人生价值,这样的工作内容使我每天都感到很开心。我的主要工作时负责党建和团建工作的正常进行,根据公司要求按时组织党员大会、专题廉洁党课、员工法规条规学习等党建活动,并完善各种党建活动资料以及会议的记录。每个季度按时收取党费,并上交到公司本部。作为项目部的青年员工,我要组织项目部的其他青年员工积极参加青年志愿者活动和青年安全监督岗的青年突击队活动,并做好相关资料的完善工作,还需要配合项目党支部做好优秀团员的推优入党工作,不断为党的队伍输送优秀的新鲜血液。进入综合办公室工作的后半段,我开始接触到了协作队伍的管理工作,每个月我需要向各个协作队伍收集他们在现场工作的最新劳务人员的花名册,并把每位农民工的身份信息录入劳务用工系统,以方便项目部对各协作队伍的动态管理。随着工作进行的越来越深入,我发现对于协作队伍的管理工作,我现在所做的仅仅是皮毛,还有很多涉及到合同和工资发放方面的东西,我到现在还只是一知半解。然而协作队伍的管理工作对项目部的正常运营是至关重要的,这将是我未来工作的重中之重,弄清协作队伍的管理工作,为项目部施工生产的正常运行免除后顾之忧,是我们综合办公室义不容辞的责任。说到协作队伍的管理工作,同样,项目部职工的管理工作也是我们综合办公室的职责所在,项目部员工的入职、调离、辞职和请假等都需要经过我们办公室人员的操作才能最终付诸实施。我们要做好项目部员工的考勤工作,实事求是的记录下他们的出勤天数,为员工们的请假以及工资的发放提供合理的依据,使员工们的正常权利得以保障。在我看来,综合办公室就是为项目部和项目部的员工们服务的一个部门,我们要与各个部门之前互相沟通协调,共同努力,保证项目施工生产的正常运行的同时,我们还要为项目部的员工们服务,从办公用品的采购,到生活用品的购买,我们要让项目部的员工在工作之余感受到“家”的温暖,这便是我们综合办公室的又一项重要工作——工会工作。夏送清凉,冬送温暖,妇女节慰问女职工,儿童节慰问职工子女以及当地学校的学生,建党节组织党建活动,建军节慰问退役军人。在一线工作的员工们很累、很辛苦,特别是在炎热的夏天,洞外温度高达35°以上,但是洞内又因为喷射混凝土散热导致洞内潮湿闷热,到洞内去报一次检出来以后往往都是汗流浃背。因此为了防止员工们夏季施工期间出现中暑等症状,我们综合办公室需要配合工会,为员工们购买防暑降温的药物以及水果等,让在一线工作的项目部职工和农民工们在繁忙的工作之余能够得到温馨的慰问,为他们送个几个大西瓜解解渴,送上防暑降温的药物,帮助他们预防中暑等。每每看到员工们因为我们的服务而露出满意的笑容时,我就觉得我们的工作时值得的,我打心里为自己的工作感到骄傲。除了服务类的工作以外,我们还有公文类的工作。平时由集团公司、公司本部、业主、经理部、地方政府和各部门起草的各项和项目部有关的公文,我们都需要存档并根据公文内容来落实。确保公司的各项制度能够落实,公司的各项信息能够及时传达到项目部的各相关部门并付诸实施。

浅谈对办公室工作的见解

在这一年的见习时光中我对综合办公室的工作有了一些自己的见解。下面我将从党建工作、协作队伍管理工作、办公用品采购工作、宣传工作和日常工作五个方面谈谈我个人的见解。

(一)党建工作-提前做好党建工作的计划安排   

根据公司对项目部党群工作考核表中列出的事项,将党群工作按时间进行分类并整理形成表格,将党群工作按频率分为每月完成一次、每季度完成一次、每半年完成一次和每一年完成一次,表格完成后,每个月需要做哪些党建工作、每个季度需要做哪些党建工作、每半年需要完成哪些党建工作、每年的年初和年底需要完成哪些党建工作一目了然。因此可以根据表格上面的内容来提前做好各项党群工作的计划与安排,以便于党群工作有条不紊的进行。

(二)协作队伍的管理-密切追踪作业队人员情况

协作队伍的管理与项目部施工生产的正常进行息息相关,做好协作队伍的管理工作就是为项目部的施工生产免除后顾之忧。因此对于作业队的人员情况必须每个月定时抽查,以便动态记录各协作队伍人员流动情况,及时对办公室的相关资料进行更新,以防后期出现不必要的麻烦或者出现恶意讨薪事件影响项目部的稳定。

(三)办公用品的采购工作-由办公室统一列好清单供各部门选择

在办公用品的采购方面,应由综合办公室先行通过鲁班网对项目部所需办公用品进行统一筛选,然后列好办公用品清单供各部门选择采购。这样一来,首先确保了各部门所提的办公用品计划在鲁班网上都能成功采购,其次也对项目部的办公用品进行了统一,以免出现各部门提出的办公用品在鲁班网上找不到和同样规格的办公用品需要购买几种不同品牌的问题。统一的办公用品也方便统一管理,给人一种整齐划一、井井有条的舒适感。

(四)宣传工作-壮大通讯员队伍

对于项目部的宣传报道工作,我认为,我们的通讯员队伍需要壮大,不是只由综合办公室的人员负责项目部的宣传工作,各个部门都应该担负起项目部的宣传工作。因此,我们需要增加宣传报道对员工的吸引力,我个人认为,可以通过完善项目部新闻宣传报道的奖励机制来增加宣传报道对员工的吸引力,以吸引大家积极写报道,共同为项目部的宣传工作出力。由于综合办公室工作的工作性质,导致综合办公室通讯员对施工现场的各种专业知识一知半解,写出来的和施工生产有关的宣传报道千篇一律,缺乏专业性,继而缺乏对读者的吸引力,所谓“闻道有先后,术业有专攻。”由专业人士写出的报道更具专业性也更具吸引力,因此壮大通讯员队伍也是为项目部的宣传工作添砖加瓦。

(五)日常工作-调整好心态

由于综合办公室的部门职责复杂多元,导致综合办公室的日常工作纷繁复杂,因此在平日里的工作中难免会出现疲于奔命的时候,我们需要调整好自己的心态,为项目部的正常运行做好后勤保障工作。综合办公室的工作很平凡,但是我们依然可以在平凡的工作上干出一番伟大的事业。

总结

在这一年的见习期间,我发现工作上的东西跟书本上的是有一定差距的,在学校里学到的东西不一定在工作中用得到,所以,当出现这种情况时,这两者之间的落差也难免的显现出来,不能直接上手的工作在一开始让人感到迷茫,找不到方向,心情也会因此受到影响,会感到沮丧,甚至怀疑自己上学到底有没有用。但是在后来的工作中又渐渐认识到,以前学到的东西是坚实的基础,没有这些作业铺垫,将来也无法达到更高的高度。在认识到这种情况后,调整自己的态度就成了重中之重,转换自己的角色,从学生到工作者,要及时的做好这方面的心理准备,坦然的面对,虚心地向他人学习。在日常的工作中培养自己对自己工作的热爱,这样就不会因为每天做着几乎同样的事情而感到枯燥,因为热爱才会坚持,因为坚持才会有所领悟,因为有所领悟才会有所成就。




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