摘要：综合办公室的日常工作多、杂，也不乏特殊、突发事件，这些都决定了办公室的工作人员需要高度的岗位责任感和高效的事务执行力。本文通过简析项目综合办公室相关职能与职责，思考目前工作中存在的问题，并从综合办公室管理、基本业务素质建设、协调能力、服务意识方面浅谈如何加强综合办工作者的业务能力，以期启示相关工作者提升其业务工作能力，提高服务意识。

    关键词：业务能力；岗位职能；协调能力

    办公室具备“参与政务”、“管理事务”、“做好服务”三大职能[1]。综合办公室是每个单位的基础部门，对内部是工作衔接、协调的桥梁，对外是企业形象展示的载体。工程项目办公室管理的作用越来越明显，甚至是项目稳定发展，常态施工的关键，这就要求办公室工作人员必须树立大局意识，科学有效地做好办公室事务和项目服务工作，提升自我业务综合素质。

     一、办公室业务能力认知

    项目办公室业务范围包括人力资源管理、综合管理、文化建设；人力资源管理包含了项目机构、施工劳务企业、综合作业队、劳务作业队建设，规范临时用工、项目领导人员和员工薪酬、工程项目绩效考核和员工绩效考核、职工休息休假、职民工夜校、高校毕业生见习管理等方面。综合管理主要包含针对项目各项事务对公司按程序请示报告、项目工作的督办、办文、项目印鉴和介绍信的管理、各类档案的管理、公务接待、车辆、通信费、办公及劳保用品管理、突发事件紧急处理等工作。文化建设方面包含项目文化建设管理、新闻宣传、舆论引导和突发事件舆情工作。

    业务能力是指解决、处理自己本专业、岗位事务和业务的能力。把业务能力局限于项目部综合办公室讲，就体现在：具有一定的职业道德素质和修养，对自己所处岗位的高度认同感，认真履行岗位职责；掌握公司的政策和制度，能够熟练的办理办公室事务；协助处理上级和项目部领导行政事务，能够妥善地完成对外信访接待和外协、安保工作等。

    二、办公室工作职能概述

    办公室工作的职能是负责综合协调、办文办事、督办项目各项事务、新闻宣传报道。但是办公室的工作职能发挥效果都与项目管理制度、工作人员的岗位职责、工作态度和能力有关。下文通过概述办公室的岗位职能职责，以及对目前存在的问题和原因进行分析，为项目办公室业务能力建设提出有效对策。

    （一）办公室岗位职能与职责

    项目综合办公室基本的岗位设置含办公室主任、综合管理、人力专员、文员。因项目事务的综合性和突发性，每个岗位工作都需要一定的专业能力、高度的岗位责任心和基层服务意识。

    项目部办公室主任岗位主要职能是全面完成办公室各项管理任务，确保项目有效运转。其职责是及时与有关领导及各部门协调，发挥参谋助手作用，组织和安排党务、工会、纪委、团委相关工作，是项目部办公室各项管理和事务的把关人、审核人，也是项目对外协调、新闻宣传、安全保卫及职民工知识培训的主要责任人。办公室主任需要具备一定的组织实施和处理管理工作中出现突发问题的能力；掌握相应的项目管理、形象策划和项目文化建设的知识。

    综合管理岗位职能是能完成综合办公室后勤保障及安全保卫管理等工作任务，能处理接待、维稳、督查督办、后勤服务等工作中遇到的问题，确保项目部后勤保障有力。其职责是要协助做好项目形象和对外宣传及项目部办公用品的采购、发放和管理，同时做好办公、生活所需固定资产的采购与管理工作。协助负责各类合同、费用、公务用车、后勤服务、安全保卫管理，重点要做好党务、工会、纪委、团委相关工作。

    人力资源专员的岗位职能是在项目部领导的领导下，根据公司制度在干部、技术人员、劳动用工、薪酬福利、培训管理方面当好领导的参谋，协调好各部门、员工之间的关系，提高工作绩效，维护与激励项目人力资源，使其潜能得到最大限度的发挥。项目部人力专员要负责按要求贯彻落实公司相关人力资源管理制度或办法，做好项目部组织机构、队伍建设、劳动用工、休息休假、薪酬管理、考核评价、员工培训等基础性人力资源管理工作，完善、保存相应工作台账；其次做好项目调配、职称评审、技能鉴定等其他人力资源管理工作；按要求及时上报各种人力资源管理工作材料；结合项目的实际情况，自主开展各种人力资源管理活动。

    文员的岗位职能是完成综合办公室文秘工作任务，其职责是认真负责好项目的文件、资料的起草和审核工作，做好项目综合性和领导层会议的组织、记录和会议议定事项的催办和落实，处理公文、印章、档案、信息协调、接待等工作，协助做好党委、团委、工会和新闻宣传工作。

    (二)存在的问题

    项目综合办公室工作职能否能最有效地发挥，关键就在于办公室工作人员的业务能力，办公室工作还是存在普遍问题。具体从以下分析：

    1.部分管理制度缺乏合理性

    为推进公司标准化管理，项目部管理具有规范的管理制度。办公室工作繁琐，要高效率地执行，科学的管理制度必不可少。在项目日常管理工作之外的紧急事件应对措施制度中，若项目现场发生的突发事件和紧急情况，依照相关的紧急应对制度并不能有效地处理，不合理的管理制度也会增加工作人员的工作量，更浪费了人力、物力和时间[2]，不利于项目的稳定和施工常态化发展。

    2.不够重视文化建设工作

从办公室工作职能与职责不难看出，办公室的工作内容多且杂，办公室管理人员把精力重点放在处理事务和接待、协调等工作，对项目文化建设方面缺少重视。虽然项目的工程进展等常规信息有及时报送，但缺乏对工程项目亮点深层次挖掘、调研和对外报道，特别是在民生方面信息，比如隧道工程项目涉及的村子水井失水整治、帮助村民修路、捐钱扶贫等事迹。做好对外宣传工作，更有利于展现企业的形象。

    3．办公室工作人员协调能力、能动性差

办公室承担着上传下达的工作职责，虽然与其他职能部门是平级但是有些事务办公室都要联系和协调，特别是公司相关的制度和通知，需要传达到位并督促贯彻实施，及时向上级部门反馈。在行政工作中综合办对这方面工作协调能力缺乏，信息传达后并未做好督办、落实工作，导致部门之间互相推诿，工作混乱，出现资料等未按时上报的情况，不利于标准化管理地推进。

    其次，办公室工作人员工作态度缺乏积极性，因办公室琐碎事务，几乎形成了“领导吩咐什么做什么、遇到什么困难解决什么困难”的工作常态，对办公室工作缺乏计划性和创新性，安于现状。再者，要把办公室的细活做好，满足全部人员心意非常困难，甚至会遭到同事或领导的职责和批评，工作人员会产生 “出力不讨好”的心理，消极地对待工作，缺乏岗位责任感和服务意识。

    三、办公室业务能力建设

    办公室业务涵盖面广，办公室工作人员要具备一定的协调沟通能力、业务素质、深层服务意识。针对办公室管理工作出现问题从以下方面分析加强办公室工作人员业务能力建设的措施：

    （一）不断学习，提高自身基本素质

    学习是推动工作创新的源泉，是提高自身发展的重要途径。办公室工作人员要坚持学习各方面理论知识。学习公司各项管理制度，是高效有序做好岗位工作的前提；学习政治理论知识，是做好党政工作的关键因素；学习工程、技术、文艺方面知识，是搞好项目新闻宣传工作的基本要求。当下属于信息快餐时代，若不能高角度、深层次分析的写好新闻材料、调研材料，很难做好项目对外宣传工作。

    另外，公司应该多一些针对办公室系统的专业培训活动，使工作人员能够熟练掌握一些办公技能，能提高办公、办事效率。比如近期办公室网上集采制度，虽然有一定的文件教程，但是在未专门讲解和培训过的情况下，办公室工作人员在操作起来不熟悉，甚至是一头雾水，延长了物品采购的时间，耽误了工作。

    （二）加强办公室工作人员的岗位责任、服务意识

    办公室工作职能之一是“做好服务”，前提是办公室工作人员要具有服务意识。其必须从认知自己的岗位职责，认同自己所做的岗位工作，形成一种爱岗敬业的工作态度，消除工作倦怠、安于现状的工作情形，良好的工作态度是做好岗位工作和服务的基本前提。在工作中，切忌不以小事而不为，不以杂事儿乱为，不以急事而盲为，不以事难而怕为[3]，凡事尽责任、遵原则、尽义务，在做好岗位工作的同时，搞好服务工作。另外，项目部严格落实绩效考核制度，合理分配岗位工作，落实工作人员岗位责任。

    （三）加强综合协调能力建设

    综合协调是办公室的一种基本职能，是保证项目各项工作高效运转的手段。工作者在处理杂事、急事、重要事件时，做好协调工作更容易掌握主动权，比如在信访接待的时候，做好沟通、安抚工作，是做好项目维稳、安保工作的第一步。办公室这种综合协调能力不仅是对项目各部门之间协调、沟通，也存在与领导之间的协调，对领导要做到尊敬不奉承，不盲目服从[4]，工作中要具有大局意识和主见，小事能处理的按原则、依制度做好，不是凡事都等领导吩咐如何去做；遇到重要事件务必向领导报告，经商讨在处理，不能越权。

    （四）创新工作方式，完善相关制度

    项目部办公室可以依据项目实际情况，在保证安全质量、科学管理的前提下，对一些繁琐的管理制度进行简化，提高工作效率。同时对管理方式进行创新，比如把办公室政务信息化，就是一种工作方式的创新。目前项目已然形成了“微信办公”，通过微信平台发布施工情况，通知信息、公司相关制度和要求等，是处理紧急事件的一种高效途径，也是项目职工增进话语、情感交流的一个平台。

    综上所述，要做好办公室管理工作就必须提高工作人员的业务能力，不仅需要工作人员自身拥有良好、积极的工作心态，履行岗位职责；也要不断学习，加强业务素质；在日常工作锻炼中不断增强综合协调的能力，管好事务、做好服务。其次，办公室完善的管理制度和专业的培训也是提高工作者业务能力的外在因素，是办公室科学管理、提高工作效率的关键。

    参考文献：

[1] [3]齐文炎，朱辉，闫霞.关于企业办公室工作的创新与思考[J].办公室业务（科学管理与决策），2012，（1）：55．

[2]李德敏.工程企业办公室管理存在的问题及解决对策[J]．经营管理者（经营管理），2016，（32）：136．

[3]张庆莲.对加强办公室综合协调能力的思考[J]．西部金融（问题与思考），2008,（1）：53-54．