开会是司空见惯的事，也是极平常的，按理来说没有什么可以对此说三道四的。

    对于开会这样的事情，从它的目的和作用来讲，不外乎是借助各种形式的会议来“传达上级指示和文件精神，布置部署工作，动员和鼓舞士气，相互探讨和解决问题，交流和增进彼此之间的感情和友谊。当然还有许多其他方面的作用，在此说不一一例举了。

    笔者长期在工程项目部工作，属于企业的基层单位，也常常因工作的需要而参加一些会议。由于没有参加过什么规模宏大的会议，故只能属于见识浅陋的那种参会者，对于大型和格调高的会议不能也不敢妄加评论！

    笔者既然在单位的基层工作，我也想对于基层会议，尤其是对于工程项目部的日常会议说几句吧。说是感慨也好，是体会也好，还是建议也好，听之任之吧。

    以周生产例会为例。所谓周生产例会主要是对过去一周的生产情况和存在的问题加以总结和点评，同时对下周的生产及其他工作作出安排和部署。参加会议的人员都是项目部主要管理人员、各部门和各施工队负责人以及其他相关人员。它和其他会议一样，形式大多是领导台上讲，其他人在下面听，正襟危坐是主要气氛，只要带上耳朵和笔记本即可，谈不上生动活泼，有时甚至于对开会觉得很厌倦。会议的效果当然不象预期的那么好。散会以后，大家也许该怎么干还是怎么干，按部就班地处理事情，如果事不关己，就高高挂起。

    那么，象工程项目部这样的生产例会是不是可以换一种方式进行呢？笔者认为这样的开会方式应该打破传统，变换一下顺序，让会议开得鲜活一些。会议开始前，项目部的领导层应该先拟一个大致的提纲，简明扼要地列出当次会议要解决哪些几方面的重点问题，让办公室打印出来，在会议开始前分发给参加会议的人员。会议开始后，项目部主要领导的开场白则直奔主题，引导和启发大家就事先列示的问题开始讨论。讨论时一般围绕会议的主题来展开，同时可以展示会议的开放性，让大家各抒己见，酣畅淋漓地陈述自己的观点和想法，将气氛弄得热烈些，将与会者的积极性充分地调动起来。当然，当大家说到关键性和实质的问题时，领导者应该适时地插话予以点评，同时安排办公室文秘人员做好记录。在经过一番热烈的讨论之后，领导者觉得达到会议讨论的预期效果了，就有必要将讨论的情况做简短的总结，同时部署下一周项目部的各项工作。

    就会议的时间而言，不谊太短，也不谊拖得太长，一般以1至2个小时比较适度。因为在这样的时间内，由于可以让参会者表达自己的看法，在意识上可以感到受到重视和价值感，在情感上感到愉快和舒畅。

    对于这样的会议，做好会议记录非常重要，会议结束时，领导者必须安排好办公室形成会议纪要。并及时经领导审阅分发到各部门和下属施工作业队伍。对于讨论的重点内容，例如哪些工作要在限定的时间内必须完成，哪些工作必须限期整改，哪些工作必须在各部门或下属施工作业队相互配合完，怎么来激励和奖惩等等，会议纪要一定要务求准确。

    周例会上确定工作目标以后，也应该要求各部门和下属施工作业队针对各自的工作任务和存在问题，做好专题部署和整改，提交周工作总结和下周计划，以便在下次例会的时候予以讨论和点评。这样周而复始，持之以恒地坚持下去，才能形成良性循环和互动，达到开会的目的和效果，才能有利于工程项目部的生产和经营。

    总而言之，开会的出发点就是提出问题、分析问题和解决问题。如果一个会议开得死气沉沉，上面的领导讲得唾沫纷飞，讲得慷慨激昂，讲得如长江之水滔滔不绝，讲得唇干口燥，也只能让参加会议者感到厌倦和昏昏欲睡。这样的会议只能说是浪费时间，做游戏规则而已。为了让会议发挥作用，请会议生动起来，活泼起来！